Uppförandekod SweMaint leverantörer

SweMaint underhåller godsvagnar och dess komponenter.

SweMaints ägare och styrelse har uttalat att bolaget ska vara ett föredöme inom hållbarhet.

Vi som jobbar på SweMaint och våra leverantörer har tillsammans ett gemensamt ansvar för hur vi påverkar våra medarbetare, kunder, leverantörer, samhället och övriga intressenter som företaget kommer i kontakt med. Vi är ansvariga för att vi agerar i enlighet med uppförandekoden samt att vi vidtar åtgärder om något händer som avviker från denna.

Uppförandekoden för leverantörer ska ligga till grund för alla de affärer vi gör med våra leverantörer och andra affärspartners. Uppförandekoden omfattar alla de organisationer som SweMaint har en affärsrelation med och vi förväntar oss att alla dessa organisationer skall uppfylla kraven i den här uppförandekoden.

Dialog

Leverantörskoden är ett grundläggande dokument i SweMaints upphandling och fastslår principer som SweMaint följer. SweMaint uppmuntrar till en öppen dialog om leverantörskoden och om hur samarbetet mellan SweMaint och affärspartnern kan förbättras. Leverantörkoden är därför en återkommande punkt på agendan vid leverantörsmöten. SweMaint förväntar sig att bolagets leverantörer kontaktar SweMaints inköpsavdelning om frågor uppstår relaterat till villkoren i denna kod.

Grundläggande principer

SweMaints leverantörskod är baserad på bolagets hållbarhetspolicy och beskriver hur bolagets affärspartners ska agera för att bidra till SweMaints ambition om att vara ett hållbart företag och föredöme. SweMaints leverantörskod innehåller de delar i hållbarhetspolicyn som berör bolagets affärspartners. SweMaints hållbarhetspolicy följer FN:s Global Compacts tio principer.

SweMaints affärspartners ska följa FN:s Global Compact och dess tio principer gällande mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och anti-korruption. Principerna baseras på FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna, ILO:s grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet. SweMaints affärspartners ska genom erfarenhetsutbyte och utvärdering av den egna verksamheten även sträva efter ständig förbättring och ökad medvetenhet avseende relevanta hållbarhetsfrågor.

Lagar och regler

Alla SweMaints leverantörer skall följa gällande lagar, förordningar, föreskrifter och standarder. SweMaint ingår endast avtal som är förenliga med gällande lagar och bestämmelser samt efterlever och respekterar ingångna överenskommelser.

SweMaint respekterar och följer konkurrensregler, miljölagstiftning, arbetsmarknadslagar, avtal och andra bestämmelser.

Affärsetik

Vi på SweMaint och våra leverantörer ska uppföra oss etiskt i enlighet med värderingar om ärlighet, rättvisa och integritet. Vi säkerställer att all information rörande affärsverksamheten behandlas konfidentiellt.

Våra affärspartners iakttar god affärssed och agerar etiskt inom den egna verksamheten och i sin egna leverantörskedja. Leverantörer ska ha ett effektivt och förtroendeskapande samarbete med SweMaints kunder, leverantörer och andra intressenter.

Affärspartnern ska enbart ha affärsmässiga relationer, dvs agera på ett sådant sätt att varken SweMaint eller leverantörers egna partners hamnar i beroendeställning som inte är knutet till den enskilda affären. Det innebär bland annat att leverantörer ska ta avstånd från mutor och korruption i samtliga leverantörsled. Leverantörer ska varken ta emot eller ge otillbörliga ersättningar i form av gåvor, resor, representation, uppehälle, tjänster eller på annat sätt.

Arbetsmiljö och socialt ansvarstagande

Arbetet med arbetsmiljöfrågor skall bedrivas systematiskt och förebyggande vilket innebär att våra leverantörer ska;

• Följa gällande lagar och föreskrifter så som de är avsedda i kollektivavtal eller liknande.
• Garantera sina anställa utan undantag rätten till att organisera sig fackligt.
• Skapa förutsättningar för en säker och trygg arbetsmiljö med rättvisa villkor samt god hälsa på lika villkor för alla medarbetare.
• Säkerställa att tids-och kostnadskrav inte prioriteras före säkerhet och god arbetsmiljö.
• Förebygga och förhindra diskriminering och kränkande särbehandling samt främja tolerans, likabehandling och inkludering.
• Säkerställa att egna medarbetare kontinuerligt utbildas och utvecklas för att ha den kompetens som motsvarar behoven för SweMaint.
  

Mänskliga rättigheter

Leverantörer till SweMaint ska stödja och respektera internationellt erkända mänskliga rättigheter. SweMaints leverantörer skall inte acceptera någon form av barn- eller tvångsarbete. Barnarbete definierat utifrån FN konventioner och ILO får inte förekomma.

Leverantörer ska verka för jämställdhet och mångfald. Alla våra affärspartners medarbetare ska behandlas rättvist och fördomsfritt. Leverantörer till SweMaint får inte medverka till eller stödja någon form av diskriminering utifrån kön, civilstånd, etnisk eller nationellt ursprung, sexuell läggning, religiös övertygelse, politisk tillhörighet, ålder, funktionshinder eller annan grund som åtnjuter skydd enligt tillämplig lag. Åtgärder ska vidtas för att skydda medarbetare från att bli diskriminerade, trakasserade, förolämpade eller utnyttjade.

Miljö

Våra leverantörer ska respektera internationella och nationella miljölagar samt förordningar och säkerställa att de erhåller alla tillstånd som krävs för att driva verksamheten. Leverantörerna ska tillämpa försiktighetsprincipen gällande miljörisker för att undvika eller begränsa de förutsebara miljömässiga konsekvenserna av verksamheten. Våra leverantörer ska:

• Ha kunskap om sin miljöpåverkan samt fortlöpande arbeta med förbättrande miljöåtgärder i sin verksamhet.
• Verka för att minimera utsläpp och spill till luft, mark och vatten samt effektiv resursanvändning.
• Sammantaget ska SweMaints leverantörer genom sin verksamhet skapa en väl fungerande, hållbar och säker leverans till SweMaint.
  

Efterlevnad och uppföljning

SweMaints leverantörer ska vid utförande av uppdrag för SweMaint följa denna leverantörskod och säkerställa att koden kommuniceras och efterlevs av samtliga leverantörens medarbetare samt i efterföljande leverantörskedja. Denna leverantörskod gäller för samtliga affärspartners som levererar produkter, personal eller tjänster till SweMaint, däribland materialleverantörer, tjänsteleverantörer, entreprenörer och konsulter.

Leverantörskoden ingår som en kontraktshandling i ingångna avtal. För det fall inget skriftligt avtal tecknats utgör leverantörens tillhandahållande av vara, personal eller tjänst, godkännande av SweMaints inköpsorder eller utfärdande av faktura leverantörens godkännande att följa leverantörskoden.  

För det fall att en leverantör bryter mot leverantörskoden och denne inte åtgärdar identifierad överträdelse efter skriftlig anmodan och inom den tidsram som SweMaint ensidigt bestämmer äger SweMaint rätt att avsluta affärssamarbetet. En icke åtgärdad överträdelse mot leverantörskoden ska alltid anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott inom ramen för affärsavtalet.

SweMaint har rätt att utföra revisioner hos sina leverantörer relaterat till leverantörskoden. Vid behov kan även revisionen utökas till att omfatta efterföljande leverantörsled. Som leverantör skall företaget bistå under dessa revisioner samt även säkerställa möjlighet till revision i egen leverantörskedja. SweMaint kan anlita tredje part för att utföra revision. Denna tredje part bekostas av SweMaint och skall vara oberoende.

Visselblåsarfunktion

För att säkerställa att leverantörer till SweMaint kan rapportera oegentligheter och missförhållanden på ett tryggt sätt har SweMaint inrättat en visselblåsarfunktion som sköts av en extern part. Visselblåsarfunktionen ska användas för rapportering allvarliga oegentligheter och missförhållanden som: mutor eller korruption, jäv, finansiella bedrägerier, miljöbrott, säkerhetsbrister, allvarliga former av diskriminering, mobbning och trakasserier. För närmare uppgifter om SweMaints visselblåsarfunktion vänligen se: https://www.swemaint.se/se/om/visselblasning‍

Synpunkter gällande mindre förseelser eller allmänt missnöje och klagomål anmäls och hanteras genom SweMaints ordinarie rapporteringsvägar till SweMaints inköpsavdelning.